業務日報の重要性

お世話になっております。
Peace & Piece代表の江並です。
前回だけ、唯一あいさつ文を省きました。
でもやはり、こういう一文があるだけで記事の書きやすさは違いますね。


さて、今日は日々さりげなく行っているであろう、業務日報の重要性について。
実は弊社では決まった形での業務日報はありません。
中小企業では、業務内容の記録をさせてない所もあるんじゃないでしょうか。
理由としてはわざわざチェックする管理者がいないから、だと思いますが。
チェックする人がいなければ、わざわざ業務内容を纏める人は稀でしょう。


ただし、これ、非常に重要で。
しているかしていないかで能力の差も生まれてきます。


業務日報とは自分の行った業務を纏めるというだけではありません。
日々の業務の無駄や、気付きをアウトプットするツールです。
管理者にチェックされるとなると、ついつい形式ばったものになってしまいますが……

可能ならそれとは別で自分用の業務日報を作っておくといいかと思います。
そして理想は目標も設定しておき、仮計画書としても機能させれれば無駄がありません。
一日の始まりに設定しておけば、業務の方向性を決定付ける事も出来ます。


一週間や一ヶ月といった区切りで見直してみると、大変面白い発見があります。
自分の行動にも笑えたりしますし、無駄や新しい発見があったりと楽しいものです。
またモチベーションが高い頃の日報というのは、書き方も変わっていたり、文章量が多くなったりします。
その時の自分を思い出し、想像することでやる気のない日に、少しだけ気合を入れてくれたりします。これはおまけですが。


書き方のコツとしては、他人に見せるつもりで書くことです。
まさしくブログを書くように。日記を書くように、です。

見るのは自分しかいないので、文章に気をつけすぎる必要はありませんし、思ったまま書けば良いのです。
リアルタイムでその場で起こったことをすぐに書き込むようにすれば、内容がない、なんて事は有り得ません。
ちょっとした事務作業ですらもメモっておくのです。それが面倒臭かったなどの感想と共に。


これは文章力の向上にも使えますし、何より感想が入ることでその場ではそう思っていた。
後々にそれを見た時に、これは改善点では？　という気付きにシフトさせる事も可能です。
日常的に思う事に関して、人は無頓着だったりしますが、いざ客観的に文章でその事実を見ると、疑問に感じます。
たとえそれが自らが書いたものであったとしても。
業務日報を纏める癖がない人は、是非お試し下さい。
筋道立てて業務日報を書けるようになれば、自然と企画書や計画書も作れるようになっていき、書類作成が楽しくなること請け合いです。


ちなみに私は毎日欠かさず書いています。
仮に外出する日があったとしても、その時間帯の事は必ずメモしておき、帰社してから纏めます。
私の纏め方は参考になりませんｗ　結構雑で、一時間おきにおきたことを纏めているだけです。
様式としては以下。

　

というように適当に書いています。
しかしちりも積もればなんとやらで、結構役に立っています。
定期的にチェックする量も莫大に増えるので大変ですが、以前の自分を見るのはまぬけで面白いものです。

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